Los Libros Contables y la Importancia de sus Análisis

Los libros contables como método de control, es considerada como una modalidad de control de la economía y finanzas dentro dela organización. Estos Libros están sujetos a normativas y reglamentación gubernamental, donde se debe legalizar y presentar de manera periódica por tiempo determinado.

Nos estamos refiriendo a informes contables que van a contribuir a la extracción de información tanto económica como financiera de la organización.

Tipos de Libros Contables

Existen varios Libros contables que se diferencian entre los obligatorios y los voluntarios o auxiliares,  dentro de los primeros se encuentran: El Libro Diario, el Libro Mayor y el Libro de Inventario, y dentro de los segundos se encuentran los Libros de Bancos, Libros de Asamblea de la Junta Directiva, Libros de entrada y salida del almacén y cualquier otro Libro que la empresa considere importante llevar a diario de tal manera de generar un especial control en el manejo económico y financiero.

¿Que es el Libro Diario?

Es un Libro considerado Principal, donde se debe registraren orden cronológico todos los comprobantes de diario elaborados por la organización a lo largo de los 30 días del mes, de tal manera de obtener los y conocer los movimientos mensuales de cada cuenta o rubro a la cual se afecta, siendo totalizados los registros débitos y créditos, y como siguiente paso trasladarlos al Libro Mayor de la empresa y recogerlas en los estados contables al término del ejercicio.

En éste libro podemos ubicar la siguiente información:

- Fecha del día que se elaboró el comprobante diario

- La descripción del Comprobante

- La totalidad de los movimientos del Débito y Crédito de cada cuenta.

- Los saldos finales de cada cuenta y los traslados al Libro Mayor.

¿Que es el Libro Mayor?

Es el Libro donde se llevan todas las operaciones económicas que se llevan de la empresa y que aparecen reflejados en el Libro Diario  y se detalla analíticamente  en los libros auxiliares durante un ejercicio económico. De ésta forma se podrá conocer el saldo de cada cuenta por las operaciones efectuadas.

En el Libro Mayor se encuentra la siguiente información:

La cuenta y su respectivo código (Este Código es de acuerdo al Plan de Cuentas de cada Empresa)

· EL saldo anterior de cada una de las cuentas que lo tengan.

· El movimiento de crédito y débito de cada cuenta.

· Las Operaciones mensuales.

· Los saldos finales para la elaboración de los estados financieros.

¿Qué son los Libros de Inventario y Cuentas Anuales?

Este libro recoge la información de la Empresa desde sus inicios, su evolución mediante balances de sumas y saldos, el informe final e informes contables denominados Cuentas Anuales.

Las Cuentas Anuales se resumen en:‍

· Balance de Situación: es un informe sobre el Patrimonio empresarial.

· Cuentas de Pérdidas y Ganancias: es un informe de ingreso, gastos y resultado final.

· Estado de cambios en el Patrimonio Neto: es un informe de variación del Patrimonio

· Memoria del ejercicio: Es un informe explicativo y detallado de los datos mencionados con anterioridad.

· Estados de Flujo de Efectivo: Es un informe que lo utilizan la mayoría de las empresas para reflejar el movimiento monetario al detalle de la organización.

¿Que son los Libros Auxiliares?

Son los Libros  de contabilidad donde se registran de forma analítica y detallada los valores e información registrada en los libros principales.  En éste caso,cada organización determina la cantidad de libros auxiliares que necesita de acuerdo al requerimiento de la misma, al tamaño y la cantidad de operaciones que tiene.

La información que se encuentra en los Libros Auxiliares es la siguiente:

· Registro de Operaciones cronológicamente

· Detalle de las actividades ejecutadas en un momento determinado.

· Registro del valor del movimiento de cada subcuenta.

Tipos de Libros Auxiliares

Cuenta Control: en estos libros se detalla y amplía la información de una cuenta en varias subcuenta, para evitar los inconvenientes que puede ocasionar el manejo de muchos registros individuales de una cuenta.

Subcuentas: Esta rubro es que sustenta la información presentada en los libros mayores y diario y contiene los valores correspondientes a las subcuentas y sus auxiliares.

Libro Auxiliar de compra y de Ventas: en este Libro de deposita toda la información referida a la facturación realizada como ventas efectuadas y todas las facturas que se percibieron por las compras ejecutadas en un periodo de tiempo determinado.  En éste renglón de detalla la más mínima información relacionada con los movimientos de compra y venta,esta información es requerida por la Administración de Hacienda o Administración de Impuestos.

Libro Auxiliar de Vencimientos: En éste Libro se detalla las cuentas por pagar que se tiene la empresa con terceras personas

Libro Auxiliar de Cuentas por Cobrar: En éste Libro se detalla las cuentas por Cobrar de cada cliente a terceras personas.

Libro de Accionistas: en éste Libro se refleja la información de cada accionista y el valor de sus participación en el Registro Mercantil de la Empresa.

Libro de Actas de Asamblea de la Junta Directiva de la Empresa: En éste Libro se deposita las actas que se levantan en cada reunión de Junta Directiva de la organización, bien sea reuniones ordinarias de Junta Directiva o reuniones extraordinarias de Junta Directiva. En el Libro de Actas se detallan los puntosa tratar en cada reunión y las decisiones que se tomaron con relación a la agenda programada para cada reunión tales como: asuntos tratados,convocatorias, eventos especiales, decisiones tributarias, votaciones, acuerdos adoptados.

Para la verificación de la funcionabilidad de cada Libro, podemos tener como guía el Código de Comercio de cada país, donde se indica las normativas a seguir,detallando claramente la formalidad y legalización concernientes a los Libros de Contabilidad.

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