10 consejos para elegir un buen sistema contable

Las empresas tienen que llevar un control de la contabilidad del negocio. De esta manera, conocen el estado económico y registran con detalles todos los movimientos financieros que se hagan. Tener todo esto al día puede resultar algo complejo, sobre todo para los trabajadores independientes y las pequeñas instituciones. Por lo tanto, elegir un buen sistema contable puede ser de gran ayuda.

Si una persona con poca experiencia, o sin conocimientos de contabilidad, intenta llevar a cabo estas tareas, será una pérdida de tiempo y dinero. Por ello, escoger un buen sistema informático de contabilidad es una gran herramienta para mejorar los resultados.

Gracias al avance de las nuevas tecnologías, se puede tener el control contable de un negocio de manera sencilla. El desarrollo de un software especializado simplificó el proceso mejorando la eficiencia y productividad en las tareas de contabilidad. Cabe destacar que no todos disponen de las mismas funciones, ni satisfacen las mismas necesidades. Entonces ¿cómo escoger el mejor?

Estos son los 10 mejores consejos para elegir el mejor sistema contable:
Es de vital importancia que elijas el software contable adecuado para ti. Sin embargo, esto no es una tarea fácil, pues hay gran variedad de programas de contabilidad en el mercado. Estos ayudan, de mejor o peor manera, en el área financiera de las empresas.
Algunos sistemas más que otros, se pueden adecuar mejor para tu negocio. Todo depende del sector en el que opere, los productos que se ofrezcan y las cantidades que se gestionan mensualmente. Aquí tienes las claves esenciales para elegir el adecuado para ti:
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   1) Considerar el tamaño y las características del negocio
Para elegir un buen sistema contable debes tener claro las dimensiones del negocio. Si hay una nómina grande de trabajadores, necesitan de una solución robusta que permita administrar un gran volumen de información. Asimismo pasa con aquellas organizaciones que atienden mensualmente a una gran cantidad de proveedores y clientes.
Por otro lado, si la empresa es pequeña en ese ámbito, no se requiere un software de gran capacidad. Puesto que pagarías por algo a lo que no le sacarás el máximo provecho. Es importante que el plan que contrates no sea inferior a los requerimientos del negocio.
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   2) Establecer las necesidades reales de la empresa
Antes de elegir cualquier software, debes establecer cuáles son las necesidades del negocio. Así podrás analizar cuál opción es la que mejor se adapta. Puede ser que desees agilizar el conteo de las facturas o que requieras mejorar la gestión de cuentas. Al definir tus principales requerimientos podrás tener una visión más clara de cuál es el más conveniente para ti.
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   3) Buscar flexibilidad y sencillez
Ya tomaste la decisión de usar herramientas tecnológicas para dejar atrás a las tareas manuales que toman mucho tiempo. Ahora, es sumamente importante que escojas una que sea sencilla y flexible al momento de utilizarla.
Un buen software contable está desarrollado para facilitar todas aquellas tareas de esta área. Por ello, debes escoger una que sea fácil de gestionar. Recuerda que, mientras más sencilla sea de operar, tendrás más productividad en menos tiempo. No necesitas módulos que sean complejos o que tengan datos irrelevantes.
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   4) Conseguir una interfaz amigable
Es indispensable que busques un sistema contable que disponga de una interfaz intuitiva, sencilla, amigable y fácil de utilizar. De esta manera, podrás trabajar con ella sin tantos obstáculos, por no entender su funcionamiento al momento de realizar las tareas. Entre más funcionalidades tenga, más complejo podría ser su uso.
Realiza pruebas de este software de contabilidad antes de adquirirlo. Muchos ofrecen de una versión beta para que explores sus capacidades y funciones. Escoge un programa de contabilidad que no te resulte tan confuso al momento de utilizarlo.
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   5) Verificar que disponga de las funcionalidades básicas
Sin importar el tamaño del negocio, el software contable debe ofrecer ciertas funciones básicas. Asegúrate de que tu elección cumpla con ellas:
   • Genera y gestiona informes fiscales.
   • Controla cuentas por pagar y comprar.
   • Cuenta con detalle de comprobantes.
   • Permite ver los movimientos y los libros contables.
   • Crea informes financieros.
   • Calcula y contabiliza las cuentas relativas a las ganancias, pérdidas y balance.
   • Puedes ver el detalle de empresas y centros de costos.

   6) Comparar las funcionalidades
Realiza una exhaustiva búsqueda de los distintos software de contabilidad que tienes disponibles en el mercado. Luego, compáralos entre sí para ver cuáles son las funcionalidades que te ofrece cada opción.
Es importante que investigues cuál tipo de sistema de contabilidad es el que mejor se adapta a tus necesidades. Algunos de estos programas son personalizados y pueden ajustarse a distintas empresas de sectores específicos.
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   7) Encontrar un software que no requiera mucha capacitación
Uno de los grandes inconvenientes con este tipo de programas informáticos de contabilidad es que mientras más potentes, más complejos. Para poder utilizar al máximo estas herramientas, debes comprender cómo funciona y su tecnología. Así pues, es importante que adquieras un software el cual no necesite de mucha inversión en capacitación para poder entenderlo.
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   8) Evitar las actualizaciones a corto plazo
Por la evolución constante de la contabilidad y las actualizaciones, siempre surge una mejor versión. Ten en cuenta esto al elegir un buen sistema contable. Las empresas no desean estar obligadas a actualizar cada vez que salga una versión nueva. Por ello, determina si el software de contabilidad que adquieras cubrirá las necesidades del negocio en aproximadamente unos 4 años.
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   9) Obtener una opción con soporte
Sin importar el tamaño del negocio, el proveedor de estos sistemas de contabilidad debe ofrecerte asesoramiento cuando lo necesites. Contar con un soporte técnico puede hacer la diferencia entre una solución útil y una pérdida de tiempo y recursos.
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   10) Tener en cuenta la proyección de crecimiento
Es posible que en determinado momento una opción cubra tus necesidades, pero ¿Servirá a las que surjan de allí a unos años? Puede que no, así que debes pensar en el futuro. Elige una opción que sea escalable y que se adapte a los cambios eventuales del negocio.
Con estos consejos, ya puedes elegir un buen sistema contable para mejorar la administración de los negocios de forma segura. Estas herramientas te ofrecen soporte de consultores y no requieren de instalación o mantenimiento especializado para funcionar. Recuerda que así tendrás al día la contabilidad, con mejores resultados y menos esfuerzo.

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